Tiệc cuối năm là một sự kiện quan trọng vào mỗi dịp cuối năm. Đây là thời điểm mà các doanh nghiệp sẽ tổng kết lại những chặng đường đã qua, để thấy được những cái điểm tốt và điểm còn thiếu sót. Từ đó, đưa ra định hướng mới trong năm tới. Không chỉ có vậy, mà thông qua buổi tiệc cuối năm cũng như lời cảm ơn của công ty tới toàn thể thành viên đã đóng góp cho sự phát triển công ty.
Vậy để tổ chức tiệc cuối năm thật hoàn hảo thì quy trình như thế nào? Hãy cùng Công ty tổ chức sự kiện Revive Event tìm hiểu nhé!
I. Quy mô sự kiện
1. Xác định số lượng người tham gia
Thời điểm cuối năm sẽ là khoảng thời gian mà nhân viên ở xa sẽ về sớm hơn. Việc xác định sai số lượng sẽ ảnh hưởng tới các khâu chuẩn bị, đôi khi gây ra lãng phí cho công ty.
Xác định quy mô sự kiện là bước đầu tiên, giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng trong quy trình tổ chức.
2. Thời gian tổ chức sự kiện
Để tổ chức buổi tiệc diễn ra thuận lợi thì việc xác định thời gian là điều rất cần thiết. Chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được chất lượng trong các khâu chuẩn bị giúp bữa tiệc diễn ra một cách hoàn hảo.
Xác định được thời gian sớm (khoảng trước sự kiện 2 tháng) các tiết mục không bị gấp rút; ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.
II. Địa điểm tổ chức sự kiện
Sự kiện cuối năm, những địa điểm thường sẽ bị thuê rất nhanh.
Vì thế cần phải đặt phòng trước tầm 1 đến 2 tháng để tránh trường hợp không tìm được chỗ.
Địa điểm có thể tham khảo như: Khách sạn, bar, bãi biển…
Một số lưu ý khi thuê địa điểm
- Địa điểm cần có đủ không gian rộng rãi phù hợp với số lượng người tham dự
- Địa điểm dễ tìm, không cách quá xa so với trung tâm thành phố
- Khu vực sân khấu rộng rãi
III. Lên ý tưởng cho sự kiện cuối năm
Khâu ý tưởng được coi là linh hồn trong các bước tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, buổi tiệc có hấp dẫn, thu hút hay không là nằm hết ở phần này.
1. Kịch bản chương trình
Chương trình nào cũng sẽ có kịch bản nhưng không phải kịch bản nào cũng thu hút người xem. Vì vậy, để có thể thu hút ngoài việc chuẩn bị nội dung hay ra thì cần chuẩn bị những tiết mục đa dạng để không bị nhàm chán.
Nội dung kịch bản chương trình gồm:
- Lời mở đầu
- Giới thiệu sự kiện
- Giới thiệu về công ty
- Những hoạt động nổi bật và những điểm còn hạn chế
- Kế hoạch trong những năm tiếp theo
2. Sắp xếp thứ tự và thời lượng các tiết mục trong buổi tiệc
Có kịch bản hay đã là một lợi thế. Tuy nhiên, có cơ hội để trình bày hay không lại là một chuyện.
Vì vậy, kiểm soát thứ tự ưu tiên giữa các phần là cực kỳ quan trọng nếu muốn thu hút mọi người chú ý đến nội dung cần thiết mà doanh nghiệp hướng tới.
IV. Thực đơn trong buổi tiệc
Đây cũng là phần đặc biệt chú ý khi chuẩn bị sự kiện. Từ việc thống kê số lượng người tham gia thì có thể ước lượng chi phí, khẩu phần ăn hoặc cách thức ăn (gọi món, tiệc buffet..)
Để có thực đơn hài lòng thì giải pháp tốt nhất là đến khảo sát và thử trước những món trước khi bữa tiệc diễn ra.
V. Kiểm soát hoạt động tổ chức diễn ra buổi tiệc
Sau những khâu chuẩn bị trong nội bộ trên thì việc kiểm soát quá trình chuẩn bị của bên tổ chức sự kiện về âm thanh, ánh sáng, bố trí, sân khấu,… Cần được theo sát để tránh bị trường hợp gặp sự cố khi chương trình diễn ra.
Trên đây là một số lưu ý khi chuẩn bị buổi tiệc cuối năm cho công ty. Tuy nhiên, còn tùy vào tính chất của doanh nghiệp mà sẽ áp dụng sao cho phù hợp.
Tìm hiểu thêm chi tiết dịch vụ hỗ trợ tổ chức tiệc cuối năm tại đây
CÔNG TY TNHH TMDV REVIVE
Địa chỉ: 992 Phạm Văn Thuận, KP1, P.Tân Mai, TP.Biên Hoà, Đồng Nai
MST: 3603742744
Điện thoại: 093 760 58 78
Website: reviveevent.com.vn
Email: [email protected]
Vietnamese
Chinese (Simplified)
English
French
German
Italian
Russian
Spanish